Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Mise en contexte

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Adoptée en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après, la « Loi »), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels.

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1. Introduction

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TransferTech Sherbrooke travaille depuis 2007 à commercialiser auprès des entreprises de haute technologie les innovations produites par les chercheurs de l’Université de Sherbrooke et de ses centres de recherche affiliés.

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« TransferTech Sherbrooke » étant le nom commercial de plusieurs entités distinctes, la présente Politique s’applique à toutes les entités suivantes :

• SOCIÉTÉ DE COMMERCIALISATION DES PRODUITS DE LA RECHERCHE APPLIQUÉE SOCPRA SCIENCES ET GÉNIE S.E.C.

• SOCIÉTÉ DE COMMERCIALISATION DES PRODUITS DE LA RECHERCHE APPLIQUÉE SOCPRA SCIENCES SANTÉ ET HUMAINES S.E.C.

• GESTION SOCPRA SCIENCES ET GÉNIE INC.

• GESTION SOCPRA SCIENCES SANTÉ ET HUMAINES INC.

• GESTION SOCPRA INC.

(ci-après : « TransferTech Sherbrooke », « nous », « nos » ou « notre »)

 

La présente Politique a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Web, par courriel, en personne, par téléphone ou par la poste), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique, et vous autorisez TransferTech Sherbrooke, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

 

La présente Politique ne s’applique cependant pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site Web, et TransferTech Sherbrooke n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Web de tiers et vous dégagez TransferTech Sherbrooke de toute responsabilité à l’égard des actions, pratiques et omissions d’un tiers. Veuillez consulter les politiques sur la protection des renseignements personnels de ces autres sites Web tiers avant de leur envoyer quelconque renseignement personnel, le cas échéant.

 

2. Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons?

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Afin de mener à bien les activités de valorisation et de commercialisation des technologies, nous recueillons un certain nombre de renseignements personnels vous concernant.

i. Renseignements d’identité : nom et prénom;

ii. Coordonnées pour vous contacter : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone;

iii. Renseignements sur votre scolarité ou emploi : employeur, emploi, votre poste, antécédents de scolarité ou professionnels (votre C.V.);

iv. Renseignements financiers et fiscaux : numéro d’assurance sociale et coordonnées bancaires pour dépôt direct;

v. Renseignements au sujet d’autres personnes que vous : parents, mandataires, ou autre contact autorisé;

vi. Renseignements sur l’utilisation du site Web et d’autres renseignements techniques : détails concernant les visites sur nos sites Web, votre interaction avec notre contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi;

vii. Tout autre renseignement personnel fourni. Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires ou vos propriétaires véritables), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisés que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements;

viii.Tout autre renseignement dont la collecte est nécessaire suivant l’application d’une loi ou d’une autre disposition réglementaire;

ix. Le cas échéant, les preuves du consentement qui nous a été donné (date, heure, moyen), dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels.

 

TransferTech Sherbrooke ne recueille pas de données biométriques telles que : empreinte digitale et vocale, géométrie du visage, etc.

 

Étant donné la nature des activités de TransferTech Sherbrooke, nous ne recueillons pas de renseignements personnels de personnes mineures de moins de 14 ans. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels d'enfants mineurs sans vérification du consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements de nos serveurs.

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3. Comment et auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels?

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Nous pouvons recueillir vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez volontairement avec nous. Nous collectons également des informations accessibles au public, notamment sur les plateformes publiques. Nous pouvons également recueillir vos renseignements de manière indirecte et à partir des sources. Lorsque requis, nous obtenons votre consentement.

• À partir d’un formulaire de contact sur notre site Web*;

• Via la messagerie sur nos médias sociaux*;

• Directement par courriel, par téléphone ou en personne à nos bureaux;

• Par la poste;

• À partir d’autres sources indirectes :

  • Université de Sherbrooke;

  • Axelys et ses entités affiliées;

  • Autre établissement public de recherche;

  • Un professionnel tel qu’un agent de brevet, un agent de marques de commerce, un avocat ou un notaire;

  • Autre entreprise dans l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise conformément à l’article 18.3 de la Loi.

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Vous êtes libre de nous communiquer ou non vos renseignements personnels, mais si vous décidez de ne pas nous transmettre l’information que nous demandons, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous offrir certains de nos services.

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*Lorsque vous communiquez avec nous via un service fourni par un tiers, par exemple via le formulaire de contact sur notre site Web ou via la messagerie sur nos médias sociaux, les renseignements personnels que vous transmettez sont également soumis aux politiques de confidentialités de ces services tiers et peuvent être soumis à une législation différente. Les serveurs de ces fournisseurs peuvent être situés hors du Québec, notamment aux États-Unis. Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements personnels soient traités par ces services tiers, vous pouvez nous contacter directement par tout autre moyen tel que par courriel, par téléphone, par la poste ou en personne à nos bureaux.

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Pour en savoir plus concernant ces tiers, veuillez consulter les pages suivantes :

• Notre site Web est fourni par Wix : https://fr.wix.com/about/privacy

• Notre présence sur Facebook et Messenger : https://www.facebook.com/privacy/policy/

• Notre présence sur LinkedIn : https://fr.linkedin.com/legal/privacy-policy

 

4. Comment utilisons-nous les renseignements personnels? 

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Nous utilisons vos renseignements personnels pour vous fournir nos services. Nous les utilisons également pour répondre à nos obligations légales.

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après :

i. Pour répondre à des demandes de renseignements ou à d’autres demandes de personnes qui visitent notre site Web ou pour en faciliter l’utilisation;

ii. Afin de fournir nos services ainsi que pour la conduite de nos affaires, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous;

iii. Pour vous identifier, mettre à jour vos renseignements et s'assurer de la véracité des renseignements fournis; 

iv. À des fins de développement des affaires, pour transmettre des invitations à des événements;

v. À des fins de recherche et de statistiques, pour améliorer nos services;

vi. À des fins de recrutement, lorsque des offres d’emploi sont affichées sur nos plateformes en ligne ou des offres de stages en collaboration avec une institution d’enseignement;

vii. Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques, notamment en matière de vérification diligente avant d’accepter un dossier ou avant toute transaction commerciale;

viii. Pour toute question d’ordre financière ou fiscale, pour recouvrer les paiements qui nous sont dus ou pour payer nos fournisseurs et verser les redistributions de redevances aux inventeurs ou le salaire de nos employés;

ix. Pour utiliser et communiquer certains renseignements dans les cas où la loi nous autorise à le faire.

 

TransferTech Sherbrooke n’utilise pas vos renseignements personnels afin de rendre des décisions automatisées ni pour effectuer un profilage.

 

5. À qui pouvons-nous communiquer vos renseignements personnels

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Nous pouvons fournir vos renseignements personnels à nos prestataires de services ainsi qu’à nos partenaires. Nous pouvons également les communiquer pour répondre à une obligation légale ou pour faire valoir nos droits.

Nous pouvons notamment communiquer vos renseignements à :

i. l’Université de Sherbrooke, dans le cadre de nos activités courantes, vérifications diligentes et transactions commerciales;

ii. Axelys, dans le cadre d’un mandat ou contrat de services, pour les activités de valorisation et commercialisation des technologies et transactions commerciales;

iii. des tiers impliqués dans la conclusion d’une transaction commerciale;

iv. des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires qui nous fournissent des services de sites Web, d’hébergement, de bases de données et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;

v. nos comptables et vérificateurs, dans le cadre de nos obligations financières et fiscales;

vi. à l’Agence du revenu du Canada et Revenu Québec, dans le cadre de nos obligations fiscales

vii. à une banque ou une coopérative financière dans le cadre de nos obligations financières incluant le versement des salaires aux employés et redevances aux inventeurs;

viii. à tout autre ministère ou organisme réglementaire afin de respecter nos obligations légales;

ix. à nos assureurs, certains renseignements personnels concernant les employés, les dirigeants et administrateurs de TransferTech Sherbrooke;

x. des professionnels tels qu’un agent de brevet, un agent de marques de commerce, un avocat ou un notaire, dans le cadre de nos activités de valorisation et commercialisation des technologies;

xi. une autorité nationale ou régionale de protection de la propriété intellectuelle afin de respecter les exigences des lois locales concernant la propriété intellectuelle;

xii. une personne autorisée à les obtenir selon la loi.

 

Tout transfert de renseignements personnels hors du Québec fera l’objet d’une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, conformément aux exigences de la Loi.

 

6. Conservation de vos renseignements personnels

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Nous conserverons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

Cette durée peut varier selon les fins prévues et selon certaines exigences légales ou réglementaires. Voici quelques exemples :

i. Par la nature des activités de TransferTech Sherbrooke, certains renseignements personnels sont conservés pour une durée variable ou indéfinie, notamment tout renseignement personnel nécessaire à des fins d’identification des parties (ex. nom, adresse, courriel, téléphone) dans le cadre d’un contrat : pour toute la durée du contrat. Certains contrats tels qu’une cession des droits de propriété intellectuelle n’ont pas de terme et sont valides pour une durée indéfinie.

ii. Tout renseignement personnel nécessaire à des fins fiscales : six (6) ans après la fin de la dernière année d’imposition vous concernant;

iii. Tout renseignement personnel nécessaire aux activités de valorisation et de commercialisation d’une invention : tant et aussi longtemps que les activités de valorisation sont en cours afin de pouvoir rejoindre les inventeurs, leur verser leur part de redistribution des redevances et produire les documents fiscaux;

iv. Tout renseignement personnel en lien avec un dossier d’invention qui est fermé ou rétrocédé : trois (3) ans après la fermeture du dossier ou de la rétrocession (à l’exception des renseignements nécessaires aux fins fiscales et les renseignements d’identification des parties à un contrat);

v. Tout renseignement personnel en lien avec un dossier d’invention qui n’a pas été accepté par TransferTech Sherbrooke par suite de l’analyse du dossier : trois (3) ans après la signification du refus de l’offre de transfert.

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Lorsque vos renseignements ne sont plus nécessaires, nous nous efforçons de les détruire en toute sécurité ou de les anonymiser.

Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».

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Vos renseignements personnels sont conservés dans une base de données en ligne et dans l’infonuagique. Certains renseignements personnels peuvent également être conservés au format papier. Les serveurs de la base de données sont localisés aux États-Unis tandis que les serveurs de notre fournisseur infonuagique sont au Canada. Les documents au format papier sont entreposés dans des classeurs sécurisés dans les locaux de TransferTech Sherbrooke.

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Lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur de votre pays de résidence, ils sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent, et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation du pays en question, conformément à ses lois. Dans tous les cas, TransferTech Sherbrooke veille à ce que vos renseignements personnels soient protégés conformément à cette Politique ainsi que la Loi. Tout transfert de renseignements personnels hors du Québec fera l’objet d’une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, conformément aux exigences de la Loi.

 

7. Protection de vos renseignements personnels

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Nous suivons les normes généralement acceptées dans l’industrie pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus.

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Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous avons pris des mesures pour nous assurer que les seuls employés de TransferTech Sherbrooke soumis à un devoir de confidentialité qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement ces renseignements.

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Cependant, aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».

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De plus, nous ne pouvons vous garantir qu’aucun de vos renseignements personnels ne sera divulgué d’une manière non décrite dans la présente Politique. Sans limiter la portée générale des clauses qui précèdent, il se peut par exemple que nous soyons tenus, dans certains cas, de divulguer des renseignements personnels pour respecter la loi en vigueur, des exigences de l’État ou une ordonnance d’un tribunal ou parce que, de bonne foi, nous jugeons que cette divulgation est nécessaire pour se conformer à la loi, à ces exigences ou à cette ordonnance ou pour protéger les utilisateurs de notre site Web ou le public.

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Par conséquent, même si nous avons recours à des pratiques conformes aux normes de l’industrie pour protéger votre confidentialité, TransferTech Sherbrooke ne peut vous garantir que vos renseignements personnels ou vos communications privées resteront toujours confidentiels, et vous ne devez donc pas vous attendre à ce que leur confidentialité demeure absolue.

 

8. Vos droits et recours

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TransferTech Sherbrooke veillera à ce que les renseignements personnels qu’elle recueille soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ces renseignements sont destinés. Vous disposez d’un certain nombre de droits à l’égard de vos renseignements personnels. Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables, une personne dispose des droits suivants :

• Accès : vous avez le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à vos renseignements personnels. Conformément à la Loi, l’accès aux renseignements personnels contenus dans un dossier est gratuit. Toutefois, des frais raisonnables peuvent être exigés du requérant pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements;

• Exactitude et rectification : nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour. Vous avez le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons;

• Dans certaines circonstances, vous disposez également du droit de retirer votre consentement à la communication ou à l'utilisation des renseignements personnels recueillis et d’en demander la suppression.

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Par ailleurs, en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD) européen, certaines personnes peuvent se prévaloir de certains droits additionnels tels que le droit d’opposition à l’utilisation de certains renseignements personnels, le droit d’effacer des renseignements personnels, le droit à la portabilité de vos renseignements personnels, ainsi que le droit de limiter l’utilisation des renseignements personnels.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, ou pour formuler une plainte concernant notre gestion des renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».

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Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (CAI). Pour communiquer avec la CAI : https://www.cai.gouv.qc.ca/

 

9. Comment communiquer avec nous

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Pour exercer un droit prévu à l’article 8, pour formuler une plainte ou pour toute question au sujet de la présente Politique et de nos pratiques en matière de confidentialité et protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels en nous écrivant aux coordonnées suivantes :

 

TransferTech Sherbrooke

À l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels

35 rue Radisson, bureau 200

Sherbrooke, QC, J1L 1E2

confidentialite@transfertech.ca

 

10. Amendements et modifications

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Il se peut que de temps à autre nous effectuions des modifications mineures sans incidence significative à certaines clauses de la présente Politique. Nous vous encourageons donc à examiner notre Politique à chaque fois que vous visitez notre site Web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

 

La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois en septembre 2023.